Het sollicitatieproces verdient binnen het bedrijf de nodige aandacht. Het is belangrijk over dit proces goed na te denken. Doe je dit niet, kan het proces te lang, slepend en zelfs duur worden. Richt dit proces dus goed in voordat je het start. Lees onderstaande tips om het proces vlot te laten verlopen.
Klaar voor de start
Zomaar starten met een sollicitatieprocedure is lastig. Er moet bepaald worden wie de betrokkenen zijn. Welke rol deze mensen hebben. Op welke momenten er iets van hen verwacht wordt. Wie leidt het hele proces? Het start dus met nadenken over dit proces. Als dat gebeurd is en de stappen zijn bepaald kan het proces zelf vorm gaan krijgen.
Vacature opstellen
Er moet een vacature geschreven worden. Die bestaat in ieder geval uit een wervende tekst. Daarnaast is het raadzaam een functieprofiel op te stellen en er een samenvatting van in de tekst op te nemen. Dit functieprofiel is een goede leidraad tijdens het sollicitatieproces. Aan dit profiel dan de sollicitatiecommissie de kandidaten namelijk continu spiegelen. Het zorgt ervoor dat alle leden van de commissie de kandidaten op dezelfde wijze bekijken en beoordelen. Zo voorkom je dat je teveel op je gevoel afgaat.
Vacature publiceren
Nadat de tekst voor de vacature klaar is, dient deze gepubliceerd te worden zodat kandidaten lucht krijgen van de vacature. Een goede plek om te beginnen is in ieder geval op de website van het bedrijf, als die er is. Ook op de eigen social media-kanalen is een goede optie. Of je daarmee de juiste doelgroep bereikt is maar de vraag. Plaats een vacature dan ook op een vacaturesite. Er zijn veel algemene sites, maar er bestaan ook branche-gerichte vacaturesites. Naast het online plaatsen van de vacature, kan er ook altijd nog gebruikt gemaakt worden van de gedrukte media zoals dagbladen of weekbladen. Maar ook een flyer op de gevel van het bedrijfspand kan de aandacht vestigen.
Selectie
Nu de reacties, hopelijk, binnenstomen komt de eerste selectie. Op basis van de brieven en cv’s die binnenkomen wordt deze selectie gedaan. Stuur de kandidaten een ontvangstbevestiging binnen 2 werkdagen. Pak terug op het functieprofiel om de geschikte kandidaten te selecteren. Laat kandidaten die uitgenodigd worden voor een gesprek dit weten, maar wijs kandidaten die niet uitgenodigd worden ook netjes af.
Eerste gesprek
Met de sollicitatiecommissie moeten er momenten gepland zijn waarop de kandidaten op gesprek kunnen komen. Bedenk wie er bij de eerste ronde gesprekken aanwezig zijn. Denk vooraf goed na over de rol die iedereen in het gesprek gaat spelen. Zorg uiteraard dat iedereen vooraf de brief en het cv heeft doorgenomen en dat duidelijk is welke kandidaat er voor je zit. Ook vragen kunnen vooraf al voorbereid zijn op basis van de brief.
Tweede gesprek
De tweede ronde gesprekken kan bestaan uit een iets andere commissie. Zorg dat de eindverantwoordelijke er in ieder geval bij is nu. Er kunnen dan echt knopen doorgehakt worden. Wil je de kandidaat eens anders leren kennen? Laat deze dan een presentatie geven. Bepaal vooraf wel goed over welk onderwerp de presentatie moet gaat. Neem allemaal hetzelfde evaluatieformulier erbij, zo kunnen de kandidaten goed met elkaar vergeleken worden.
Arbeidsvoorwaarden (contract onderhandeling)
De juiste match gevonden? Gefeliciteerd! Dan kan er nog een arbeidsvoorwaardegesprek volgen. Bedenk vooraf wat een gepast salaris is voor de functie en wat secundaire arbeidsvoorwaarden zijn die je kunt bieden. Loopt het stuk op de arbeidsvoorwaarden? Dan is er misschien nog wel een geschikte kandidaat naar voren gekomen uit de gesprekken.
Kandidaten afwijzen
Zorg ook dat de kandidaten die het niet worden, netjes worden afgewezen. Houdt daarbij rekening met de regels rondom het afwijzen van kandidaten. In de meeste gevallen mag je kandidaten niet afwijzen vanwege leeftijd, gezondheid, zwangerschap, taal, afkomst of religie.
Nieuwe Collega
De kandidaat gaat starten. De titel kandidaat wordt ingewisseld voor collega. Deze collega staat te popelen om te beginnen. Zorg voor een hartelijk welkom!
Maak je Sollicitatieprocedure AVG-Proof
Tijdens de sollicitatieprocedure verzamel je veel gegevens over een kandidaat. Deze dienen je zoektocht naar de beste kandidaat. Denk aan de sollicitatiebrief en het cv. Maar ook gegevens van het raadplegen van online profielen op social media. Aantekeningen die gemaakt worden in voorbereiding. Uitslagen van een assessment of een medische keuring. Hoe zit het dan eigenlijk met de Wet Bescherming Persoonsgegevens en met de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)? Die laatste wet hanteert nog strengere regels voor de privacy van mensen. Wil je meer weten over het AVG-Proof maken van de sollicitatieprocedure binnen jouw organisatie? Lees er hier meer over.
