Tijdens de sollicitatieprocedure verzamel je veel gegevens over een kandidaat. Deze dienen je zoektocht naar de beste kandidaat. Denk aan de sollicitatiebrief en het cv. Maar ook gegevens van het raadplegen van online profielen op social media. Aantekeningen die gemaakt worden in voorbereiding. Uitslagen van een assessment of een medische keuring. Hoe zit het dan eigenlijk met de Wet Bescherming Persoonsgegevens en met de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)? Die laatste wet hanteert nog strengere regels voor de privacy van mensen.
6 vragen en antwoorden over de privacyregels bij een sollicitatieprocedure.
- Welke persoonsgegevens mag ik verwerken?
- Moet ik sollicitanten vooraf informeren over de gegevensverwerking?
- Hoe lang mag ik gegevens van een kandidaat bewaren?
- Kan ik om een foto of videosollicitatie vragen?
- Moet ik inzage geven in de persoonsgegevens als de kandidaat daarom vraagt?
- Wat moet ik doen met de gegevens van een afgewezen kandidaat?
1. Welke persoonsgegevens mag ik verwerken?
Alleen persoonsgegevens waarvoor een gerechtvaardigd belang aanwezig is. Het gerechtvaardigd belang van de werkgever zal zijn dat hij moet beoordelen of de kandidaat geschikt is voor de functie die vacant is en of de kandidaat integer en betrouwbaar is. Een LinkedInprofiel zal dan in de meeste gevallen wel bekeken mogen worden, een Facebookprofiel niet. Bij het laatste profiel gaat het namelijk meestal om privéinformatie die voor de werkgever niet van belang is.
2. Moet ik sollicitanten vooraf informeren over de gegevensverwerking?
Ja, dit moet. Je bent als werkgever volgens de AVG verplicht om nieuwe en bestaande relaties duidelijk te maken wat je met hun persoonsgegevens doet. Dat betekent dat je moet aangeven welke gegevens bewaard worden en voor hoe lang. Je kunt dit doen in een privacyverklaring op je website. Vermeld hierin voor welk doel je de persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. In een vacature kun je hier naar verwijzen.
3. Hoe lang mag ik gegevens van een kandidaat bewaren?
Je mag de gegevens van een kandidaat niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is. Als een kandidaat afgewezen wordt, dan moeten de persoonsgegevens uiterlijk binnen vier weken na het einde van de sollicitatieperiode verwijderd worden. Wil je gegevens langer bewaren, dan moet je toestemming hiervoor hebben van de kandidaat. Om deze gegevens te bewaren moet je een goede reden hebben. Bijvoorbeeld dat er mogelijk een passende functie vrij komt. Je mag gegevens met toestemming van de kandidaat dan een jaar bewaren. Wil je gegevens na dit jaar nog langer bewaren, moet er opnieuw toestemming zijn van de kandidaat. Houd er wel rekening mee dat een kandidaat de toestemming te allen tijde kan intrekken.
4. Kan ik om een foto of videosollicitatie vragen?
Je mag geen bijzondere persoonsgegevens verwerkend, zoals gegevens over de gezondheid van een kandidaat. Dat betekent dat je op moet passen met het vragen om een videosollicitatie en een foto, want deze beelden kunnen iets prijsgeven over bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheid, ras of godsdienst. Als de gezondheid of uiterlijk of andere bijzondere persoonsgegevens relevant zijn voor de functie, dan moet de kandidaat deze gegevens zelf vermelden.
5. Moet ik inzage geven in de persoonsgegevens als de kandidaat daarom vraagt?
Een kandidaat heeft recht op inzage van de persoonsgegevens. Dus dat betekent dat die, kosteloos, verstrekt moeten worden als de kandidaat hiernaar vraagt. Notities die intern gemaakt zijn zoals aantekeningen tijdens het sollicitatiegesprek vallen niet onder het inzagerecht, zolang deze dienen als geheugensteun. Als deze notities onderdeel uitmaken van het dossier van de sollicitant, moeten ze wel verstrekt worden.
6. Wat moet ik doen met de gegevens van een afgewezen kandidaat?
Als de kandidaat afgewezen wordt, moeten de gegevens vinnen vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure worden verwijderd. Wil je gegevens langer bewaren, dan mag dat alleen met een reden. Dat kan zijn dat er in de toekomst een passende functie beschikbaar komt. Als je de gegevens dan wilt bewaren, moet hier toestemming voor zijn van de kandidaat. Het bewaartermijn is dan maximaal één jaar, na afronding van de sollicitatieprocedure.
Bonus: Hoe zorg ik voor een effectieve sollicitatieprocedure?
Het sollicitatieproces verdient binnen het bedrijf de nodige aandacht. Het is belangrijk over dit proces goed na te denken. Doe je dit niet, kan het proces te lang, slepend en zelfs duur worden. Richt dit proces dus goed in voordat je het start. In dit artikel geven we een aantal tips om het proces vlot te laten verlopen.
